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如何开始使用文档管理

当您的公司决定开始通过引入数字文档管理解决方案提高效率和生产力时，您最不希望看到的就是这种情形停滞不前并最终消失殆尽。

但许多组织都遵循以产品为中心的方法，这种方法会导致分析瘫痪和挫败感。与此同时，您的业务问题仍得不到解决，甚至可能加剧。

专注于产品的问题在于，它试图使组织适应文档管理技术，而实际上应该反过来。

这些组织通常会对文档管理的优势感兴趣，并开始与四到五个解决方案提供商联系。然后，供应商演示他们专注于功能的产品。结果是，决策者最终会得到各种各样的想法，告诉他们如何使用这项技术，并专注于比较竞争产品的功能。

如果这种情况听起来很熟悉，请停下来仔细想想组织在文档管理方面的实际业务需求：

• 您需要解决哪些问题？
• 解决这些问题的最佳方法是什么？
• 哪种文档管理解决方案可以在实现这些目标的同时提供最佳的投资回报率 （ROI）？

不作为的代价

当您忙于比较产品而不是专注于业务需求时，很难知道何时得出有价值的解决方案。当你继续分析你的待选方案时，对做出错误选择的恐惧往往会蔓延，导致瘫痪。

如果您正在考虑引入数字文档管理，那可能是因为当前的情况使你痛苦。停滞不前的决策过程只会加深这种痛苦，而且往往要付出巨大的代价。

想象一下，一家公司有多个办公地点，这些办公地点的人员必须每天或每周收集所有纸质发票和订单，它们打包邮寄到公司总部办公室。邮寄这些包裹和手动处理纸质文件的成本会快速增加。公司的业务可能取得了成功，但也不必要地将金钱和劳动力投入到一个可以通过实施数字文档管理系统解决的问题上。

摆脱困境

突破这种困境并选择满足您需求（而不是供应商需求）的系统的最佳方法是确定您要解决的问题，然后选择可以解决该问题的文档管理系统。一旦你在组织中掌握了这个问题，你就准备好解决下一个痛点、问题或部门需求。

例如，一些文档管理解决方案是为会计或特定行业（如律师事务所或制造业）量身定制的。另外一些解决方案则提供更广泛通用的功能。哪种类型更好取决于您的情况，但是当公司试图让每个部门就解决方案达成一致时，他们往往会过度分析并停滞不前。

这并不是说你不应该寻找一个能够你的公司一起成长的，拥有广泛的功能和可扩展性的系统。但是，如果您根据解决单个重大问题来建立投资回报率，您的技术投资就不会失败。如果系统能够解决各种其他业务问题——而且应该如此——那么额外的价值就是一种奖励。

一些组织通过聘请顾问来帮助他们思考业务需求，找出最佳解决方案并建立投资回报率来解决瘫痪问题 - 在某些情况下，这是一个不错的选择。但是，您还应该让文档管理提供商和经销商将重点放在您的需求上。要求他们解决您的痛点，制定解决这些痛点的计划，并帮助建立您的投资回报率。

想要详细了解数字文档管理如何解决您的业务问题或获取您的文档管理路线图，请在评论区留言或私信。